ROMA – Le e-mail con contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservate per dieci anni. Secondo quanto scrive il Sole 24 Ore, infatti, si tratta di documenti informatici sotto forma di corrispondenza, e che quindi devono essere conservati secondo quanto prescrive il Codice civile agli imprenditori, con l’eccezione delle piccole imprese.
Le e-mail commerciali vanno conservate anche ai fini fiscali, in base alle norme sull’accertamento delle imposte sui redditi, e vanno tenute fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta. Questa regola vale anche per le copie delle lettere e dei telegrammi spediti per posta.
Le e-mail costituiscono documenti informatici, sia il mittente sia per il destinatario, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva. L’archivio delle e-mail ricevute e trasmesse di carattere commerciale o giuridico per l’impresa deve essere conservato in modalità sostitutiva, anche attraverso il cloud computing, purché nel rispetto della privacy.
Per gli imprenditori che esercitano un’attività commerciale è obbligatoria quindi la conservazione ordinata per dieci anni degli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, oltre che della copia delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Tutti questi documenti possono essere conservati anche sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, purché sempre leggibili.
Già in precedenza i messaggi e-mail sono stati riconosciuti come documenti informatici con firma elettronica perché per inviarli l’utente deve inserire username e passaword.